Làm việc từ xa đã trở thành xu hướng phổ biến và cần thiết trong thời đại số. Với sự phát triển của kết nối Internet băng thông rộng và thiết bị cá nhân, người lao động có thể làm việc tại bất cứ đâu như: ở nhà, khách sạn, sân bay, quán cafe Internet, hoặc trên đường đi công tác vào bất cứ thời gian nào. Tuy nhiên, an toàn làm việc từ xa đang trở thành mối quan tâm hàng đầu khi các rủi ro bảo mật ngày càng gia tăng. Bài viết này sẽ cung cấp những biện pháp thiết thực giúp bạn xây dựng một “Văn phòng tại nhà an toàn – Dữ liệu công việc được bảo vệ” hiệu quả.
Tại sao cần quan tâm đến an toàn làm việc từ xa?
Khi làm việc từ xa, bạn đang mở rộng “bề mặt tấn công” cho những kẻ xâm nhập tiềm năng. Bản chất cũng như phạm vi của các mối đe dọa an ninh mạng thay đổi đáng kể khi nhân viên làm việc ngoài văn phòng. Xuất hiện nhiều loại rủi ro mới như sự phụ thuộc vào máy tính cá nhân, bộ định tuyến và các thiết bị khác có thể bị nhiễm phần mềm độc hại mà đội ngũ CNTT của công ty khó quản lý và bảo mật.1
Một mối đe dọa nghiêm trọng khác là việc nhân viên cần truy cập hoặc gửi dữ liệu qua kết nối internet công cộng khi kết nối với hệ thống hoặc tài nguyên lưu trữ tồn tại trong văn phòng công ty. Nếu không được bảo mật đúng cách, bên thứ ba có thể nghe trộm các kết nối và đánh cắp thông tin nhạy cảm theo cách khó thực hiện hơn nhiều khi tất cả dữ liệu vẫn còn bên trong mạng công ty.1
Bảo vệ dữ liệu công ty không chỉ là trách nhiệm của bộ phận IT mà còn là nghĩa vụ của mỗi nhân viên. Bài viết này sẽ cung cấp các biện pháp thiết thực và dễ thực hiện để đảm bảo remote work an toàn, giúp bạn bảo vệ thông tin và hệ thống của doanh nghiệp khi làm việc từ xa.
Các rủi ro bảo mật khi làm việc tại nhà
Rủi ro từ thiết bị cá nhân không được bảo vệ
Khi làm việc tại nhà, nhiều nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân thay vì máy tính công ty. Những thiết bị này thường không được cập nhật bản vá và không được bảo mật như các thiết bị được kết nối tại mạng công ty.3 Điều này tạo ra lỗ hổng an ninh nghiêm trọng mà tin tặc có thể khai thác để xâm nhập vào hệ thống doanh nghiệp.
Làm việc từ xa cũng buộc nhân viên phải áp dụng một bộ công cụ rộng hơn, điều này làm tăng bề mặt tấn công tiềm năng cho những kẻ tấn công khai thác. Ngoài các ứng dụng tiêu chuẩn mà họ sử dụng trong văn phòng, nhân viên làm việc từ xa cũng triển khai các ứng dụng như máy khách RDP và VPN, tạo ra các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn mới.1
Nguy cơ từ kết nối Internet không an toàn
Mạng Wi-Fi gia đình thường không được thiết lập với các biện pháp bảo mật mạnh như trong môi trường công ty. Nhiều người vẫn sử dụng mật khẩu mặc định, không bật mã hóa hoặc thậm chí sử dụng mạng Wi-Fi công cộng không được bảo vệ để làm việc.
Ngoài ra, nhiều mạng gia đình không được thiết lập để hỗ trợ các yêu cầu băng thông cho VPN, chưa kể đến các ứng dụng kinh doanh ngốn băng thông như hội nghị truyền hình.3 Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên tắt VPN để cải thiện hiệu suất, từ đó tạo ra nguy cơ bảo mật.
Thách thức từ môi trường làm việc tại nhà
Môi trường làm việc tại nhà có nhiều yếu tố phân tâm và thiếu các biện pháp bảo mật vật lý như trong văn phòng. Từ việc chia sẻ không gian làm việc với người thân đến nguy cơ để lộ thông tin nhạy cảm trên màn hình, môi trường này đặt ra nhiều thách thức về bảo mật.
Bảo mật làm việc từ xa đề cập đến những phương pháp bảo vệ các hệ thống và thông tin nhạy cảm khi nhân viên làm việc tại nhà hoặc ở các địa điểm từ xa. Nó liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu khỏi sự truy cập trái phép, sử dụng, tiết lộ, gián đoạn, sửa đổi hoặc phá hủy.5
Ví dụ thực tế: Trong đại dịch Covid-19, một công ty tài chính phát hiện ra rằng nhân viên của họ đã vô tình để lộ thông tin khách hàng trong cuộc họp trực tuyến vì camera đã quay vào tài liệu nhạy cảm đặt trên bàn làm việc. Điều này cho thấy ngay cả những sơ suất nhỏ trong môi trường làm việc tại nhà cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng về an ninh thông tin.
8 biện pháp bảo mật khi làm việc tại nhà hiệu quả
Thiết lập và sử dụng VPN đúng cách
VPN (Mạng riêng ảo) là một trong những biện pháp cơ bản nhất để đảm bảo an toàn làm việc từ xa. Thiết lập VPN và yêu cầu tất cả các kết nối từ xa đi qua nó là phương pháp cơ bản tốt nhất để giữ an toàn cho tài nguyên khi nhân viên làm việc từ xa.1
VPN tạo ra một “đường hầm” được mã hóa giữa thiết bị của bạn và mạng công ty, giúp bảo vệ dữ liệu truyền tải khỏi sự theo dõi hoặc can thiệp từ bên ngoài. Khi sử dụng VPN, hãy đảm bảo:
- Luôn kết nối VPN trước khi truy cập vào tài nguyên công ty
- Không tắt VPN trong quá trình làm việc để tăng tốc độ
- Đăng xuất khỏi VPN khi không sử dụng
- Sử dụng giải pháp VPN do công ty cung cấp thay vì dịch vụ miễn phí không đáng tin cậy
Bảo mật thiết bị cá nhân
Bảo mật thiết bị là yếu tố quan trọng để bảo vệ dữ liệu công ty khi làm việc từ xa. Có 8 mẹo giúp bảo vệ Desktop và Laptop:2
- Sử dụng đồng thời các phần mềm An ninh như Antivirus, Firewall cá nhân, lọc Spam và Web content, khóa Popup và Cryhod (Prim’X) khóa ổ cứng chống đánh cắp.
- Hạn chế, cấp quyền truy cập vào thiết bị cho người dùng thông qua mật khẩu, khóa PKI.
- Đảm bảo cập nhật thường xuyên hệ điều hành và các ứng dụng cơ bản như Web browser, Email, Instant message client và các phần mềm an ninh khác.
- Dỡ các tính năng mạng không cần thiết trên PC và cài đặt mạng wireless một cách an toàn.2
Nếu làm việc trên thiết bị cá nhân, hãy cân nhắc việc tạo một tài khoản người dùng riêng cho công việc, tách biệt với tài khoản cá nhân. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ lộ thông tin do sử dụng chung thiết bị với các thành viên khác trong gia đình.
Quản lý mật khẩu an toàn
Mật khẩu mạnh là tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại việc truy cập trái phép. Khi làm việc từ xa, việc quản lý mật khẩu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết:
- Sử dụng mật khẩu phức tạp với ít nhất 12 ký tự, kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt
- Không sử dụng cùng một mật khẩu cho nhiều tài khoản
- Thay đổi mật khẩu định kỳ, ít nhất 3 tháng một lần
- Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý mật khẩu để lưu trữ và tạo mật khẩu an toàn
- Bật xác thực hai yếu tố (2FA) cho tất cả các tài khoản quan trọng
Cập nhật phần mềm thường xuyên
Các bản cập nhật phần mềm thường chứa những bản vá cho các lỗ hổng bảo mật đã được phát hiện. Việc trì hoãn cập nhật có thể khiến thiết bị của bạn dễ bị tấn công.
Việc đảm bảo cập nhật thường xuyên hệ điều hành và các ứng dụng cơ bản như trình duyệt web, email, và các phần mềm an ninh khác là một trong những biện pháp bảo mật quan trọng khi làm việc từ xa.2 Bạn nên:
- Bật tính năng cập nhật tự động cho hệ điều hành và phần mềm
- Kiểm tra định kỳ các bản cập nhật cho các ứng dụng không hỗ trợ tự động cập nhật
- Không trì hoãn việc cài đặt các bản cập nhật bảo mật quan trọng
- Lưu ý cập nhật cả phần mềm bảo mật như antivirus và firewall
Mã hóa dữ liệu quan trọng
Mã hóa dữ liệu giúp bảo vệ thông tin ngay cả khi thiết bị bị mất hoặc đánh cắp. Có nhiều cách để mã hóa dữ liệu:
- Sử dụng các giải pháp mã hóa ổ đĩa như BitLocker (Windows), FileVault (Mac) hoặc Cryhod để khóa ổ cứng chống đánh cắp2
- Mã hóa các tệp và thư mục quan trọng bằng phần mềm chuyên dụng
- Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây có tính năng mã hóa end-to-end
- Mã hóa email chứa thông tin nhạy cảm
Khi làm việc với dữ liệu nhạy cảm, hãy đảm bảo chúng được mã hóa cả khi lưu trữ và khi truyền tải qua mạng để bảo vệ dữ liệu công ty một cách toàn diện.
Sao lưu dữ liệu định kỳ
Sao lưu dữ liệu thường xuyên là biện pháp bảo vệ quan trọng chống lại mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật, tấn công ransomware hoặc thậm chí là lỗi người dùng.
- Thực hiện sao lưu tự động và định kỳ cho dữ liệu quan trọng
- Sử dụng quy tắc 3-2-1: giữ ít nhất 3 bản sao lưu, lưu trên 2 loại phương tiện khác nhau, và 1 bản sao lưu ở vị trí khác
- Kiểm tra định kỳ tính toàn vẹn của bản sao lưu
- Mã hóa các bản sao lưu chứa thông tin nhạy cảm
Nhận biết và phòng tránh lừa đảo trực tuyến
Các cuộc tấn công lừa đảo phishing trở nên phổ biến hơn với nhân viên làm việc từ xa. Các cuộc tấn công lừa đảo không phải là rủi ro duy nhất đối với nhân viên làm việc từ xa, nhưng chúng có thể dễ thực hiện hơn khi nhân viên không có mặt tại văn phòng, ít nhận biết các mối đe dọa hơn và sử dụng thiết bị cá nhân để kết nối với các nguồn lực của công ty.1
- Kiểm tra kỹ địa chỉ email người gửi trước khi mở bất kỳ tệp đính kèm nào
- Không click vào liên kết trong email đáng ngờ
- Xác minh yêu cầu thông tin nhạy cảm qua một kênh khác (điện thoại, tin nhắn)
- Báo cáo ngay các email đáng ngờ cho bộ phận IT
- Cẩn trọng với các cuộc gọi điện thoại yêu cầu thông tin đăng nhập hoặc thông tin cá nhân
Áp dụng chính sách làm việc từ xa an toàn
Chính sách làm việc từ xa (Remote work policy) sẽ giúp nhân viên bảo mật an toàn dữ liệu, hệ thống và hệ thống mạng của doanh nghiệp khi làm việc tại nhà.2
Một chính sách làm việc từ xa hiệu quả nên bao gồm:
- Quy định rõ ràng về việc sử dụng thiết bị công ty và cá nhân
- Hướng dẫn về truy cập và xử lý dữ liệu nhạy cảm
- Quy trình báo cáo sự cố bảo mật
- Yêu cầu về mạng và kết nối an toàn
- Hướng dẫn về việc sử dụng dịch vụ đám mây và chia sẻ tệp
Ví dụ thực tế: Một công ty phần mềm đã giảm 60% sự cố bảo mật sau khi triển khai chính sách làm việc từ xa chi tiết và tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên. Chính sách này quy định rõ các kênh liên lạc chính thức, quy trình xác minh yêu cầu chuyển tiền và dữ liệu, cũng như các bước cụ thể khi phát hiện bất thường trong quá trình remote work an toàn.
Danh sách kiểm tra an toàn khi làm việc từ xa
Dưới đây là danh sách kiểm tra đơn giản để đảm bảo bảo mật khi làm việc tại nhà:
| Hạng mục | Kiểm tra |
|---|---|
| Thiết bị | ☐ Cài đặt phần mềm bảo mật (antivirus, firewall) |
| ☐ Cập nhật hệ điều hành và ứng dụng | |
| ☐ Mã hóa ổ đĩa hoặc thư mục quan trọng | |
| ☐ Khóa màn hình khi không sử dụng | |
| Kết nối | ☐ Sử dụng VPN khi truy cập tài nguyên công ty |
| ☐ Tránh sử dụng Wi-Fi công cộng | |
| ☐ Bảo mật router với mật khẩu mạnh | |
| ☐ Bật mã hóa Wi-Fi (WPA3 nếu có thể) | |
| Mật khẩu | ☐ Sử dụng mật khẩu phức tạp và duy nhất |
| ☐ Bật xác thực hai yếu tố | |
| ☐ Sử dụng trình quản lý mật khẩu | |
| ☐ Thay đổi mật khẩu định kỳ | |
| Dữ liệu | ☐ Sao lưu dữ liệu quan trọng |
| ☐ Phân loại và xử lý dữ liệu theo mức độ nhạy cảm | |
| ☐ Không lưu trữ dữ liệu công ty trên thiết bị cá nhân | |
| ☐ Xóa dữ liệu khi không cần thiết | |
| Thói quen | ☐ Cảnh giác với email và tin nhắn lạ |
| ☐ Không chia sẻ thông tin đăng nhập | |
| ☐ Giữ môi trường làm việc riêng tư | |
| ☐ Tuân thủ chính sách bảo mật của công ty |
Sử dụng danh sách này hàng tuần để đảm bảo an toàn làm việc từ xa.
Các công cụ bảo vệ dữ liệu công ty khi làm việc từ xa
Giải pháp VPN đáng tin cậy
VPN là công cụ thiết yếu để bảo vệ dữ liệu công ty khi làm việc từ xa. Thiết lập VPN và yêu cầu tất cả các kết nối từ xa đi qua nó là phương pháp cơ bản tốt nhất để giữ an toàn cho tài nguyên khi nhân viên làm việc từ xa.1
Một số giải pháp VPN đáng tin cậy bao gồm:
- Cisco AnyConnect
- FortiClient
- ExpressVPN
- NordVPN Teams
Khi chọn giải pháp VPN, hãy ưu tiên các yếu tố như độ tin cậy, tốc độ kết nối, khả năng mã hóa và tính tương thích với các thiết bị khác nhau.
Công cụ mã hóa dữ liệu
Mã hóa dữ liệu là một lớp bảo vệ thiết yếu khi làm việc từ xa. Sử dụng các công cụ như Cryhod (Prim’X) để khóa ổ cứng chống đánh cắp là một trong những biện pháp bảo vệ hiệu quả.2
Ngoài các giải pháp mã hóa ổ đĩa tích hợp trong hệ điều hành, còn có nhiều công cụ chuyên dụng:
- VeraCrypt (mã hóa ổ đĩa và tạo ổ đĩa ảo được mã hóa)
- Cryptomator (mã hóa dữ liệu lưu trữ đám mây)
- AxCrypt (mã hóa tệp tin)
- PGP (Pretty Good Privacy) cho email và tài liệu
Phần mềm quản lý thiết bị từ xa
Quản lý thiết bị từ xa là một thách thức lớn đối với đội ngũ IT khi nhân viên làm việc tại nhà. Mobile Device Management (MDM) giúp phân tách từ xa dữ liệu công ty cần bảo mật khỏi dữ liệu cá nhân, đồng thời quản lý dữ liệu này.2
Một giải pháp là sử dụng các công cụ bảo vệ thiết bị End point trên nền tảng Cloud, cho phép hỗ trọ và quản lý của máy công ty và cá nhân. Thông qua một Dashboard, IT có thể cài đặt phần mềm An toàn thông tin trên các máy từ xa, đồng thời Security Manager triển khai Chính sách an ninh giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.2
Các giải pháp MDM và quản lý thiết bị đầu cuối (Endpoint Management) phổ biến bao gồm:
- Microsoft Intune
- VMware Workspace ONE
- IBM MaaS360
- Jamf Pro (cho thiết bị Apple)
Giải pháp xác thực hai yếu tố
Xác thực hai yếu tố (2FA) là một lớp bảo vệ bổ sung, giúp đảm bảo rằng ngay cả khi mật khẩu bị lộ, tài khoản vẫn được bảo vệ.
Các giải pháp 2FA phổ biến bao gồm:
- Microsoft Authenticator
- Google Authenticator
- Authy
- YubiKey (khóa vật lý)
- SMS và email (không an toàn bằng các phương pháp khác)
Xây dựng thói quen làm việc từ xa an toàn
Thói quen hàng ngày để đảm bảo remote work an toàn
Bảo mật không chỉ là công nghệ mà còn là thói quen. Xây dựng những thói quen làm việc từ xa an toàn sau đây:
- Bắt đầu ngày làm việc với quy trình bảo mật:
- Kết nối VPN trước khi bắt đầu công việc
- Kiểm tra các bản cập nhật phần mềm
- Xác nhận hệ thống bảo mật đang hoạt động (antivirus, firewall)
- Thực hành vệ sinh không gian làm việc:
- Giữ màn hình khỏi ánh nhìn của người khác
- Không để tài liệu nhạy cảm mở trên bàn làm việc
- Khóa máy tính khi rời khỏi bàn làm việc, ngay cả khi chỉ trong thời gian ngắn
- Quản lý dữ liệu thông minh:
- Phân loại dữ liệu theo mức độ nhạy cảm
- Lưu trữ dữ liệu quan trọng trên hệ thống công ty hoặc đám mây được phê duyệt
- Xóa dữ liệu tạm thời và lịch sử duyệt web định kỳ
- Cảnh giác với các cuộc tấn công lừa đảo:
- Kiểm tra kỹ địa chỉ email trước khi phản hồi
- Xác minh các yêu cầu bất thường qua kênh liên lạc khác
- Không chia sẻ thông tin đăng nhập qua email hoặc tin nhắn
- Kết thúc ngày làm việc an toàn:
- Đăng xuất khỏi tất cả các ứng dụng công việc
- Ngắt kết nối VPN
- Lưu trữ an toàn tất cả các tài liệu nhạy cảm
Cách xử lý khi phát hiện sự cố bảo mật
Ngay cả với các biện pháp bảo mật tốt nhất, sự cố vẫn có thể xảy ra. Cách bạn phản ứng có thể quyết định mức độ thiệt hại:
- Phản ứng nhanh chóng:
- Ngắt kết nối thiết bị khỏi mạng nếu nghi ngờ bị xâm nhập
- Không xóa hoặc thay đổi bất kỳ dữ liệu nào có thể là bằng chứng
- Báo cáo chính xác:
- Thông báo cho bộ phận IT hoặc an ninh càng sớm càng tốt
- Cung cấp thông tin chi tiết về những gì đã xảy ra
- Chụp ảnh màn hình hoặc ghi lại các thông báo lỗi
- Hỗ trợ quá trình điều tra:
- Làm theo hướng dẫn của đội ngũ IT
- Giữ thiết bị nếu cần thiết cho việc điều tra
- Cung cấp thông tin thêm khi được yêu cầu
- Học hỏi từ sự cố:
- Hiểu rõ nguyên nhân của sự cố
- Cập nhật thói quen làm việc để tránh tái diễn
- Chia sẻ bài học kinh nghiệm với đồng nghiệp (nếu phù hợp)
Ví dụ thực tế: Một nhân viên kế toán làm việc tại nhà phát hiện máy tính của mình hoạt động chậm bất thường và xuất hiện các tệp lạ. Thay vì bỏ qua dấu hiệu này, họ đã ngay lập tức ngắt kết nối internet và liên hệ với bộ phận IT. Hành động nhanh chóng này đã giúp ngăn chặn cuộc tấn công ransomware lan rộng vào hệ thống công ty, tiết kiệm hàng nghìn dollar tiền chuộc và bảo vệ dữ liệu công ty quan trọng.
Kết luận
Bảo mật khi làm việc tại nhà không phải là một lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc trong thế giới số hiện nay. Với xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, việc xây dựng một “Văn phòng tại nhà an toàn – Dữ liệu công việc được bảo vệ” trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Bằng cách kết hợp các biện pháp bảo mật kỹ thuật như VPN, mã hóa dữ liệu, phần mềm bảo vệ với những thói quen làm việc an toàn, bạn không chỉ bảo vệ dữ liệu công ty mà còn góp phần xây dựng văn hóa an ninh mạng vững mạnh cho tổ chức.
Hãy nhớ rằng an toàn làm việc từ xa là trách nhiệm chung của cả nhân viên và doanh nghiệp. Với sự cảnh giác, kiến thức và công cụ phù hợp, chúng ta có thể tận hưởng sự linh hoạt của remote work an toàn mà không phải lo lắng về các rủi ro bảo mật.
Hành động ngay! Hãy đánh giá mức độ bảo mật trong môi trường làm việc từ xa của bạn bằng danh sách kiểm tra được cung cấp trong bài viết này. Xác định những điểm yếu và khắc phục chúng ngay hôm nay để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn và công ty.
